Учет расчетов с персоналом

Учет расчетов с персоналом - включает в себя систематическую запись и отслеживание финансовых взаимоотношений между организацией и её сотрудниками. Этот процесс охватывает различные аспекты, такие как заработная плата, налоги, социальные взносы, а также другие возможные выплаты и вычеты.

Учет расчетов с персоналом, связанный с оплатой труда, включает в себя решение нескольких важных задач:

1. Правильный учет отработанного рабочего времени: Эффективное ведение учета требует точности в регистрации отработанных часов сотрудниками. Это позволяет корректно определить основу для расчетов заработной платы.
2. Расчет и начисление заработной платы: Точный расчет заработной платы является ключевым аспектом управления персоналом. Это включает в себя учет базовой заработной платы, дополнительных пособий, бонусов и вычетов.
3. Учет удержаний и выплат работникам: Систематический учет всех удержаний, таких как налоги, страховые взносы и другие обязательные платежи, а также своевременные выплаты, способствует соблюдению законодательных норм и удовлетворению потребностей сотрудников.
4. Расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами: Ведение точных расчетов по оплате труда позволяет правильно формировать бюджет предприятия, а также выполнять обязательные платежи в соответствии с законодательством.
5. Контроль правильности расчетов: Регулярный контроль за процессом учета и расчетов с персоналом помогает предотвратить ошибки и минимизировать риски возможных нарушений.
6. Обеспечение информацией внутренних и внешних пользователей: Предоставление актуальной и достоверной информации об оплате труда сотрудников важно как для внутренних управленческих решений, так и для взаимодействия с внешними акционерами.

Все эти аспекты учета расчетов с персоналом не только обеспечивают соблюдение нормативов и законодательства, но и способствуют эффективному управлению ресурсами предприятия.

При учете расчетов с персоналом по оплате труда используются следующие основные документы:

1. Трудовые договоры, которые заключаются между работником и работодателем и определяют условия труда и заработной платы.
2. Приказы по личному составу, которые используются для оформления приема на работу, увольнения, переводов и других изменений в штатном расписании.
3. Табель учета рабочего времени, который фиксирует отработанное время сотрудников и является основой для начисления заработной платы.
4. Расчетные и расчетно-платежные ведомости, которые используются для проведения начислений, удержаний и выплат сотрудникам.
5. Лицевые счета работников, где ведется учет начислений, удержаний и выплат каждого сотрудника индивидуально.
6. Анализ синтетического и аналитического учета по заработной плате, который используется для контроля и анализа начислений и выплат по заработной плате.

Удержания из заработной платы сотрудников могут включать следующие виды удержаний:

1. Налог на доходы физических лиц, который удерживается в соответствии с законодательством о налогообложении физических лиц.
2. Профсоюзные взносы, которые могут быть удержаны в случае членства работника в профсоюзе и согласно коллективному договору.
3. Платежи по исполнительным листам, которые могут быть удержаны по решению суда или исполнительного органа.
4. Возмещение неизрасходованного аванса, которое может быть удержано в случае, если работник не предоставил отчет о расходовании аванса в установленный срок.
5. Ошибочно начисленные выплаты, которые могут быть удержаны для возврата ошибочно начисленных сумм.
6. Суммы причиненного ущерба, которые могут быть удержаны в случае, если работник причинил ущерб работодателю.
7. Удержания по инициативе работника на страхование, которые могут быть удержаны по письменному согласию работника на страхование или другие цели.
8. Пенсионные отчисления, которые удерживаются в соответствии с законодательством о пенсионном обеспечении.

Для учета расчетов по оплате труда используются следующие счета согласно нормативным документам:

1. Счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - отражает выплаченные суммы оплаты труда, премий, пособий, пенсий и т.п., доходов от участия в капитале организации, а также суммы начисленных налогов, платежей по исполнительным документам и других удержаний.
2. Счет 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" - используется для отражения начисленных пособий по социальному страхованию, пенсий и других аналогичных сумм.
3. Счет 68 "Расчеты по налогам и сборам" - предназначен для отражения начисленных налогов, платежей по исполнительным документам и других удержаний.

Эти счета используются для систематизации и учета расчетов по оплате труда в соответствии с российским законодательством и бухгалтерским учетом

При отражении выплат заработной платы сотрудникам в бухгалтерском учете используются следующие счета:

1. Счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - по дебету этого счета отражаются выплаченные суммы оплаты труда, премий, пособий, пенсий и т.п., доходов от участия в капитале организации, а также суммы начисленных налогов, платежей по исполнительным документам и других удержаний.
2. Счет 50 "Касса" - по кредиту этого счета отражаются суммы, выданные из кассы на выплату заработной платы наличными денежными средствами.
3. Счет 51 "Расчетные счета" - по кредиту этого счета отражаются суммы, перечисленные на расчетные счета сотрудников для выплаты заработной платы безналичными денежными средствами.
4. Счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" - по кредиту этого счета отражаются резервные удержания по суммам, указанным в исполнительном листе, например, по алиментам или НДФЛ.

При этом одновременно ведется аналитический учет по сотрудникам, что позволяет отслеживать выплаты по каждому работнику.

При удержании НДФЛ составляются следующие проводки:

1. При начислении НДФЛ:
• Дебет счета 70 (Расчеты с персоналом по оплате труда) на сумму налога.
• Кредит счета 68 (Расчеты по налогам и сборам) на сумму налога.
2. При перечислении налога:
• Дебет счета 68 (Расчеты по налогам и сборам) на сумму налога.
• Кредит счета 51 (Расчетные счета) на сумму налога.

По расчетам с персоналом по оплате труда составляются следующие отчеты:

1. Оборотная ведомость по счету 70 - отражает движение средств по начислениям и удержаниям по заработной плате.
2. Анализ субсчетов счета 70 - предоставляет детальную информацию о начислениях и удержаниях по каждому сотруднику.
3. Справки по начисленной зарплате по подразделениям, видам выплат, категориям работников - предоставляют информацию о начислениях по различным критериям.
4. Отчеты в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования, Фонд медицинского страхования, налоговые органы - представляют информацию о начислениях и удержаниях для соответствующих органов и учреждений.

Контроль правильности расчетов с персоналом по оплате труда осуществляется следующими способами:

1. Сверка данных аналитического и синтетического учета - проверка соответствия данных, содержащихся в различных учетных регистрах и счетах.
2. Проверка первичных документов и расчетов - анализ правильности заполнения и соответствия информации в начислениях и удержаниях.
3. Контроль за движением денежных средств - проверка соответствия фактических выплат и движения денежных средств суммам, указанным в начислениях.
4. Сопоставление отчислений с фактическими выплатами работникам - анализ соответствия начислений и удержаний суммам, фактически выплаченным работникам.
5. Внутренний и внешний аудит - проведение проверок соответствия расчетов с персоналом законодательству, внутренним положениям и стандартам, а также аудиторским проверкам со стороны независимых аудиторов.

Эти меры позволяют обеспечить правильность и законность расчетов с персоналом по оплате труда.

Типичные ошибки:

1. Неправильное начисление заработной платы, в том числе по больничным листам и отпускам: Ошибки в начислении премиальных выплат, индексации, задержка в оплате труда, недоплата или излишнее начисление, а также ошибки с удержанием НДФЛ.
2. Ошибочные удержания или налогообложение: Несвоевременное начисление НДФЛ, фальсификация записей в расчетно-платежной ведомости, ошибки при начислении выплат по среднему заработку, необоснованные удержания сумм из заработной платы.
3. Неправильное заполнение расчетных документов: Отсутствие документов, подтверждающих законность выплат, несоблюдение правил заполнения и ведения документов по зачислению, увольнению, переводу работников.
4. Ошибки при составлении проводок: Неправильная корреспонденция счетов, отсутствие или неполное ведение аналитического учета по работающим, арифметические ошибки в сводных расчетах по оплате труда.
5. Несвоевременное перечисление налогов, взносов в фонды.
6. Нарушение сроков выплаты заработной платы.

Для организации, нарушающей расчеты с работниками, предусмотрены различные санкции. Согласно Кодексу об административных правонарушениях РФ, за задержку зарплаты более 15 дней предусмотрен штраф и дополнительные выплаты работникам из расчета не менее 1/150 ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки. Кроме того, компании могут быть наложены штрафы, дисквалификация и даже уголовные сроки для ответственных лиц за ошибки в начислении и выплате зарплаты. Штрафы для компаний, индивидуальных предпринимателей и должностных лиц, а также дисквалификация бухгалтера или директора на определенный срок являются наиболее часто назначаемыми административными санкциями.

Кроме того, существует возможность рассчитать неустойку (пени) по ставке рефинансирования 1/300 или 1/150 от ключевой ставки ЦБ РФ.

Проверить правильность расчетов можно через официальный сайт ФНС России с помощью онлайн-сервиса "Личный кабинет налогоплательщика для физических лиц". Там представлена информация о доходах, НДФЛ и других данных из системы персонифицированного учета ПФР.