Первичные учетные документы - это документы, на основании которых хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов устанавливают руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на возложенное на ведение бухгалтерского учета.
Данные первичных документов используются в бухгалтерском учете для составления регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности и налоговых деклараций. Первичные документы влияют на отражение операций в учете и являются юридическим и информационным связующим звеном между объектами учета. Они также используются для проверки правильности расчетов и сумм в документах, а также соответствия законодательству ибухгалтерским реквизитам. Нормативные документы-источники, согласно которым строятся первичные учетные документы, включают в себя:
- Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ.;
- Федеральный стандарт бухгалтерского учета от 27/2021 «Документы и документооборот».
Какова роль первичных документов в бухучете?
Первичные документы в бухгалтерии выполняют ряд важных функций, в том числе:
- Фиксация событий: Первичные документы препятствуют отражению операций в учете и юридическим и информационным связующим звеном между объектами учета. Они подтверждают факты хозяйственной деятельности и фиксируют события, связанные с движением денежных средств, товаров, работ и услуг.
- Основание для внесения изменений в бухгалтерский учет и отчетность: Первичные документы являются основой для внесения изменений в бухгалтерский учет и составление отчетности. Они предоставляют информацию о хозяйственных операциях, которая должна быть отражена в учете и организации страны.
- Подтверждение операций при проверка: При проверках налоговых органов и аудиторов первичные документы являются основной военной информацией о хозяйственной деятельности организации. Они подтверждают факты операций и нарушения рекомендаций для расчета налогов и составления отчетности. Если операция не утверждена первым документом, налоговые органы могут начислить штрафы за неправильное составление республики и неправильный налоговый расчет.
- Основа для анализа и принятия управленческих решени: Первичные документы предоставляют информацию о хозяйственных операциях, которая может быть использована для анализа и принятия управленческих решений. Например, на основе данных о продажах и затратах можно оценить прибыльность предприятия и принять решение о необходимости изменения цены или снижения затрат.
- Основа контроля за перемещением денежных средств и товаров: Первичные документы позволяют изучить контроль за перемещением денежных средств и товаров. Например, на основе данных о доходах и расходовании денежных средств можно оценить остаток наличности и провести сверку с данными банковского счета. Отражение операций в учете на основе первичных документов. Позволяет своевременно выявлять и использовать ошибки и несоответствия в учетной информации.
Какие требования предъявляются к первичным документам?
Требования, предъявляемые к первичным документам, включают в себя:
- Обязательные реквизиты: Первичные документы должны сохранять обязательные реквизиты, такие как наименование документа, составление даты, наименование экономического субъекта, содержание факта хозяйственной операции и другие.
- Своевременное оформление: Первичные документы должны быть оформлены в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после ее окончания.
- Полнота отражения хозяйственных операций: Первичные документы должны полностью отражать факты хозяйственной операции и сохранять достоверную информацию.
- Корректность заполнения: Первичные документы должны быть правильно заполнены и не допускать ошибок.
- Проверка и контроль: Первичные документы должны проводить проверку и контроль на соответствие установленным требованиям.
Какие обязательные реквизиты должны быть в первичном документе?
Обязательные реквизиты первичных учетных документов, установленные Федеральным законом "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ. К обязательным реквизитам первичных документов относятся:
- Название документа,
- Дата составления документа,
- Наименование организации или фамилия, имя, отчество (при наличии) участников сделки,
- Содержание факта хозяйственной операции,
- Подписи участников сделки,
- Другие реквизиты, которые могут быть потеряны в зависимости от конкретного вида документа и его целей.
Для первичных документов на бухгалтерском учете также установлен пятилетний срок хранения. Документы, подтверждающие размер убытка, переносимого в будущее в соответствии со статьей 283 Налогового кодекса РФ, должны храниться в течение всего срока, пока фирма не применяет налоговую базу текущего налогового периода на сумму ранее полученных убытков. Документы по учету кадров (в том числе лицевые счета) должны храниться в течение 75 лет.
Какие бывают виды первичных документов?
Первичные документы в бухгалтерском учете используются для фиксации фактов хозяйственной деятельности налогоплательщика и подтверждения совершенных операций. Основного перечня первичных документов нет, но среди них можно выделить следующие виды:
- Договоры: определяют права и обязанности сторон при совершении сделок, включая поставку товаров и оказание услуг.
- Счета: фиксируют цену, а иногда и срок оплаты, могут иметь разные формы и не всегда требуют печати.
- Бланки строгой отчетности (БСО): включают кассовые чеки и другие платежные документы, подтверждающие факт оплаты товаров или услуг.
- Товарно-транспортные накладные: используются для оформления отгрузки товаров и перевозки их по территории.
- Акты выполненных работ (оказанных услуг): подтверждающие факт выполнения работ или оказания услуг.
- Счета-фактуры: используются при проведении расчетов между поставщиками и покупателями товаров, работ и услуг.
Кто несет ответственность за оформление первичных документов?
Ответственность за оформление первичных документов не соответствует руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям, учредителям и подписавшим документы. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных.
При этом за достоверность данных, содержащихся в первоначальном документе, ответственность несет лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни. В случае возникновения первичных документов налоговые органы могут начислить штрафы. За утерю первичных документов также предусмотрены штрафы.
Как исправляются ошибки в первичных документах?
Ошибки в первичных документах могут быть исправлены в соответствии с установленными правилами. Неправильный текст или незаконченные тексты должны быть зачеркнуты, а над ними должен быть указан верный текст или незаконченные тексты. Зачеркивание должно быть произведено одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление должно быть оговорено надписью «Исправление», подтверждено подписями лиц, подписавших документ, и рядом с исправлением должна быть указана дата исправления.
Если ошибка была обнаружена после сдачи и составления бухгалтерской отчетности, исправление в первоначальном учетном документе, составленном на бумажном носителе, при составлении нового (исправленного) документа запрещено. В случае, если работник, подписавший первоначальный документ, уже уволился, исправления визирует либо руководителя организации, либо другого сотрудника, уполномоченного на подписание таких документов.
Как хранятся первичные бухгалтерские документы?
Первичные бухгалтерские документы должны храниться в течение сроков, предусмотренных законодательством, в соответствии с правилами организации архива.. Обычно срок хранения первичных документов составляет не менее 5 лет после отчетного года. Однако существовавшие исключения, например, документы, подтверждающие объем понесенного убытка, должны храниться в течение всего срока, когда организация признает «прибыльную» базу текущего налогового периода на сумму ранее полученных убытков. Документация по кадрам должна храниться в течение 50 лет для документов, созданных после 2003 года, и 75 лет для документов, созданных до 2003 года.
Для хранения бухгалтерской документации могут использоваться специальные помещения, сейфы, шкафы. При смене руководителя организации должна быть обеспечена передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета организации определяется самостоятельно. Несоблюдение условий хранения или уничтожения первичных документов может привести к ответственности сотрудников бухгалтерии, включая гражданско-правовую, административную или уголовную. Поэтому необходимо точно знать, как правильно хранить бухгалтерские документы и соответствовать установленным правилам.
Какие основные проверки первичных документов проводятся в бухгалтерии?
Проверки первичных документов в бухгалтерии включают в себя:
- Проверка наличия обязательных реквизитов. Обязательные реквизиты включают в себя наименование документа, название составления, наименование экономического субъекта, учредительный документ, содержание факта хозяйственной операции и другие.
- Арифметическая проверка. Проверка правильности расчетов и сумм в документе.
- Проверка наличия совершенной операции. Проверка соответствия фактов хозяйственной деятельности законодательству, бухгалтерским реквизитам и общим экономическим ценностям сделки.
- Проверка соответствия формы. Проверка соответствия бухгалтерских реквизитов, если первичный учет оформляется в чистых бланках, или формы соответствия, если первичный учет оформляется в готовых бланках.
Если в первоначальном документе обнаружено нарушение, главный бухгалтер обязан указать известность руководителя компании. При этом руководитель может сопротивляться оформлению в учете сомнительного документа, но должен дать указание в письменном виде. Если первичный документ передан со всеми необходимыми проверками, его можно использовать в бухгалтерском учете.
Какие последствия влечет ненадлежащее оформление первичных документов?
Ненадлежащее оформление первичных санкционных документов может привести к нарушениям, изменениям в законодательстве и отчетности, а также к нарушению достоверности информации. Например, нарушения при оформлении первичных документов могут стать ответственностью за ответственность по ст. 120 НК РФ. Не предоставление контрагенту первичного учетного документа может применяться штраф, если это соответствует условиям, согласованным в договоре.
Несоблюдение условий хранения или уничтожения первичных документов может привести к ответственности сотрудников бухгалтерии, включая гражданско-правовую, административную или уголовную. Поэтому необходимо точно знать, как правильно оформить и хранить бухгалтерские документы и соблюдать установленные правила.
Попробуйте программу ФинЭкАнализ для финансового анализа организации по данным бухгалтерской отчетности, доступной через ИНН
Еще найдено про первичные учетные документы
- Юридическая сила первичного документа Каждый бухгалтер сталкивается с первичкой но однозначно определить какие документы относятся к первичной документации сложно даже профессионалам с многолетним опытом Первичный учетный документ обладает юридической силой только в случае действительности совершения отраженной в нем хозяйственной
- Принятие к бухгалтерскому учету первичного документа После завершения учетного периода первичные документы архивируются Это важно не только для соблюдения требований законодательства но и
- Особенности документирования сомнительной дебиторской задолженности в строительстве Для признания выписки первичным учетным документом подтверждающим сомнительность задолженности выписка из ЕГРЮЛ должна быть предоставлена на бумажном носителе
- Учет расходов по налогу на прибыль по документам содержащим недостоверную информацию Правомерен ли учет расходов по налогу на прибыль если первичные учетные документы оформлены от имени несуществующего юридического лица Если этот факт подтвержден доказательствами то
- Денежные документы Все операции с денежными средствами должны отражаться в бухгалтерском учете полностью и своевременно на основании первичных учетных документов Наличие первичных документов Каждая операция с денежными средствами должна быть оформлена соответствующими
- Аудит первичной документации расчетов с поставщиками и подрядчиками На основании аудита расчетов с поставщиками и подрядчиками проведем проверку первичной учетной документации на предмет правильности оформления первичных учетных документов наличия необходимых реквизитов и их содержания таблица 1 Таблица 1 Проверка первичной
- Выписка по счету Согласно этому закону организации обязаны хранить первичные учетные документы к которым относятся и банковские выписки в течение не менее пяти лет
- Порядок организации движения и учета денежных документов О бухгалтерском учете каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом 1 Первичные учетные документы на основании которых ведется учет движения денежных документов разрабатываются в
- Доказывание расходов по налогу на прибыль Суды приняв во внимание регистрацию общества по адресу массовой регистрации отсутствие собственных и арендованных основных средств транспорта и персонала в спорном периоде отрицание лицами являвшимися руководителями в рассматриваемый период наличия хозяйственных отношений с заводом а также их неосведомленность о деятельности учрежденного общества пришли к выводу о несоответствии первичных учетных документов завода требованиям действующего законодательства о бухгалтерском учете Наряду с приведенными обстоятельствами суды
- Порядок проведения выездных налоговых проверок О бухгалтерском учете установлено что организации обязаны хранить первичные учетные документы регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую финансовую отчетность в течение сроков устанавливаемых в
- Как правильно заполнить авансовый отчет Эти документы служат первичными учетными документами на основании которых ведется бухгалтерский учет Первичные учетные документы принимаются к учету если они составлены по форме содержащейся в альбомах унифицированных
- Порядок учета затрат на аренду в расходах по налогу на прибыль Признавая недействительным решение налогового органа и установив что первичные учетные документы содержат отметку об их получении налогоплательщиком в 2009 году суд исходил из
- Недостоверность сведений при документальном подтверждении расходов по налогу на прибыль Однако нижестоящие судебные инстанции установив наличие в действиях общества деловой цели проявление им должной осмотрительности и осторожности при выборе контрагентов реальность хозяйственных операций подтверждение расходов и налоговых вычетов первичными учетными документами оформленными в соответствии с требованиями действующего законодательства пришли к выводу о правомерном
- Анализ кредитоспособности малых предприятий кредитным экспертом банка Разница состоит в том что в технических фирмах не вся задолженность является искусственной поскольку они действительно закупают товарно-материальные ценности у конкретных поставщиков По данным оборотно-сальдовых ведомостей счетов бухгалтерского учета на основании проверки запроса товарных накладных счетов-фактур и других первичных учетных документов выявляются технические фирмы В бухгалтерии потенциального заемщика запрашиваются данные по наценке технических
- Бухгалтерский учет операций с многооборотной тарой проблемы и пути их решения Каждый факт хозяйственной жизни по поступлению тары ее отпуску для упаковки продукции товаров и на сторону внутреннему перемещению фиксируется первичными учетными документами 8 Далее представлена авторская позиция отражения в учете и документах операций по
- Кассовая дисциплина О бухгалтерском учете организации обязаны оформлять факты хозяйственной жизни первичными учетными документами Кассовые документы такие как приходные и расходные кассовые ордера кассовая книга являются
- Инвентаризация имущества финансовых активов и обязательств в бюджетном учреждении - продолжение Минфина России от 06.12.2010 № 162н 11 Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета применяемых органами государственной власти государственными органами органами местного
- Учет движения имущества сданного в аренду Инструкция № 157н операции по передаче возврату материального объекта нефинансовых активов в аренду отражаются на основании первичного учетного документа акта на соответствующих счетах учета нефинансовых активов путем внутреннего перемещения объекта нефинансовых
- Инвентаризация и документация как элемент метода бухгалтерского учета Итак обязательными реквизитами первичного учетного документа являются Наименование документа Дата составления документа Наименование экономического субъекта составившего документ Факт
- Первичная документация Первичная документация - это документы составляемые непосредственно в момент когда совершается хозяйственная операция и представляющие собой свидетельства их совершения К ним относятся счета кассовые ордера и приходные накладные заборные листы и др Первичная документация в бухгалтерии играет ключевую роль поскольку она является основой для регистрации хозяйственных операций